弗吉尼亚信息自由法案

权利和责任:
请求方的权利和请求方的责任
弗吉尼亚半岛社区学院
根据弗吉尼亚信息自由法案

《弗吉尼亚州信息自由法》(FOIA),见§2.2-3700及后续章节。《弗吉尼亚法典》规定,联邦公民和媒体代表有权查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。

公共记录是由公共机构或其官员、雇员或代理在公共事务交易中准备或拥有或拥有的任何书面或记录,无论其是纸质记录、电子文件、音频或视频记录,或任何其他格式。所有的公共记录都被认为是公开的,只有在特定的、法定的豁免适用的情况下才可能被扣留。

《信息自由法》的政策规定,《信息自由法》的目的是促进所有人提高对政府活动的认识。为了推进这一政策,《信息自由法》要求对法律的解释要自由,要有利于查阅,任何允许保留公共记录的豁免都必须狭义地解释。

你的《信息自由法》权利

  • 你有权要求查阅或接收公共记录的副本,或两者兼有。
  • 您有权要求对所要求记录的任何费用进行提前估计。自2022年7月1日起,公共机构必须书面通知请求人,公共机构可以收取合理的费用,不超过其在访问、复制、提供或搜索所要求的记录时发生的实际成本,并询问请求人是否愿意在提供所要求的记录之前要求成本估算。
  • 如果您认为您的《信息自由法》权利受到了侵犯,您可以向地区法院或巡回法院提出申请,要求强制遵守《信息自由法》。或者,您也可以联系信息自由法委员会以获得不具约束力的咨询意见。

向弗吉尼亚半岛社区学院申请记录

  • 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、亲自或通过电话要求记录-《信息自由法》不要求您使用任何特定的方法来传达您的要求。《信息自由法》也不要求您以书面形式提出要求,您也不需要声明您是根据《信息自由法》要求记录的。
    • 从实际的角度来看,以书面形式提出请求对你和接收请求的人都有帮助。这允许您创建请求的记录。它还能让我们清楚地说明您需要什么样的记录,这样就不会对口头要求产生误解。但是,如果您选择不以书面形式提出FOIA要求,我们不能拒绝回复。
  • 您的请求必须以“合理的特异性”确定您正在寻找的记录。这是一个常识性的标准。它不涉及或限制您所请求的记录的数量或数量;相反,它要求您足够具体,以便我们能够识别和定位您正在寻找的记录。
  • 您的请求必须要求现有的记录或文件。《信息自由法》赋予你查阅或复制记录的权利;它不适用于你询问关于弗吉尼亚半岛社区学院工作的一般性问题的情况,也不要求弗吉尼亚半岛社区学院创建一个不存在的记录。
  • 你可以选择接收弗吉尼亚半岛社区学院在常规课程中使用的任何格式的电子记录。
    • 例如,如果您要求在Excel数据库中维护的记录,您可以选择通过电子邮件、计算机磁盘或闪存驱动器以电子方式接收这些记录,或者接收这些记录的打印副本。
  • 如果我们对您的请求有疑问,请配合工作人员努力澄清您所寻求的记录类型,或尝试就响应大型请求达成合理协议。提出《信息自由法》请求不是一个对抗性的过程,但我们可能需要与您讨论您的请求,以确保我们了解您所寻求的记录。

要从弗吉尼亚半岛社区学院申请记录,您可以直接向

Cynthia H. Callaway女士
负责机构发展的副总裁
托马斯尼尔森路99号
弗吉尼亚州汉普顿23666
电话号码:757-825-3547
传真:757-825-3612
电子邮件:foiarequest@vpcc.edu

此外,信息自由咨询委员会可以回答您对《信息自由法》如何运作的任何问题。该委员会设立于州政府立法部门,负责就《信息自由法》的运作和应用发表意见,出版教育材料,并提供有关《信息自由法》的培训。不过,请注意本局并非纪录储存处,亦不代表其他公共机构处理纪录要求,本局亦不是调查或执法机构。如欲与本会联络,请电邮至foiacouncil@dls.virginia.gov或致电(804)698-1810或免费电话1-866-448-4100。

弗吉尼亚半岛社区学院在响应您的要求方面的责任

  • 弗吉尼亚半岛社区学院必须在收到请求后的五个工作日内回复您的请求。“第一天”是指收到您的请求后的第一天。五天的时间不包括周末,假期或弗吉尼亚半岛社区学院关闭的其他日子。
  • 您要求弗吉尼亚半岛社区学院提供公共记录的原因是无关紧要的,在我们回应您的请求之前,您不必说明为什么需要记录。然而,《信息自由法》允许弗吉尼亚半岛社区学院要求你提供你的姓名和法定地址。
  • 《信息自由法》要求弗吉尼亚半岛社区学院在5天时间内对您的请求做出以下回应之一:
  1. 我们向您提供您所要求的全部记录。
  2. 我们保留您所要求的所有记录,因为所有记录都受到特定的法定豁免。如果所有的记录都被扣留,我们必须以书面形式向您发送回复。该书面必须确定被扣留记录的数量和主题,并说明《弗吉尼亚法典》中允许我们扣留记录的具体部分。
  3. 我们提供了你们要求的一些记录,但保留了其他记录。如果只有一部分记录是受豁免的,我们不能扣留整个记录。在这种情况下,我们可以修订可能被扣留的记录部分,并必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供一份书面答复,说明《弗吉尼亚法典》中允许保留部分所要求的记录的具体条款。
  4. 我们以书面形式通知您所要求的记录无法找到或不存在(我们没有您所要求的记录)。但是,如果我们知道另一个公共机构拥有所要求的记录,我们必须在回复中包括其他公共机构的联系信息。
  5. 如果弗吉尼亚半岛社区学院实际上不可能在5天内回复您的请求,我们必须以书面形式说明这一点,解释不可能回复的条件。这将使我们有额外的7个工作日来回复您的请求,我们总共有12个工作日来回复您的请求。在根据《弗吉尼亚州法典》第2.2-3706.1节要求的刑事调查文件的情况下,我们有额外的60个工作日来回复您的请求,我们总共有65个工作日来回复您的请求。
  • 如果你要求我们提供大量的记录,而我们认为我们无法在12个工作天内向你提供记录而不影响我们的其他组织职责,我们可以向法院申请额外的时间来回应你的要求。然而,《信息自由法》要求我们在向法院申请更多时间之前,作出合理努力与您就记录的制作达成协议。

指控

  • 除未成年学生的父母或法定监护人或年满18岁的学生要求的学习记录外,公共机构可以收取合理的费用,但不得超过其查阅、复制、提供或搜索所要求的记录所产生的实际成本,并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所要求的记录。任何公共机构不得征收任何额外的、中间的或盈余的费用或开支,以弥补与创建或维护记录或处理公共机构一般业务有关的一般成本。公共机构收取的复制费用不得超过复制的实际成本。在进行记录检索之前,公共机构应书面通知请求者,公共机构可以收取合理的费用,不超过其在访问、复制、提供或检索所要求的记录时发生的实际成本,并询问请求者是否愿意在提供所要求的记录之前要求成本估算,如《弗吉尼亚州法典》§2.2-3704节F小节所述。
  • 你可能需要为你从弗吉尼亚半岛社区学院申请的记录付费。《信息自由法》允许我们收取响应《信息自由法》请求的实际费用。这将包括工作人员搜索所请求的记录所花费的时间、复制成本或与提供所请求的记录直接相关的任何其他成本。任何费用不包括一般管理费用。
  • 如果我们估计响应您的请求所需的费用超过$200,我们可能会要求您在继续处理您的请求之前支付不超过预估金额的定金。我们必须对您的要求做出回应的五天时间不包括我们要求押金和您做出回应之间的时间。
  • 你可以要求我们预先估计提供你所要求的记录的费用。这将让你知道任何前期成本,或者给你机会修改你的请求,试图降低估计成本。我们必须对您的要求作出回应的五天时间不包括我们向您发送估价和您作出回应之间的时间。如果您在30天内没有回复,那么您的请求将被视为撤回。
  • 如果您因以前的《信息自由法》请求而欠我们的款项超过30天未支付,弗吉尼亚半岛社区学院可能会要求您在回应您的新《信息自由法》请求之前支付逾期账单。

记录类型

以下是弗吉尼亚半岛社区学院所持有的记录类型的一般描述:

  • 有关弗吉尼亚半岛社区学院雇员和官员的人事记录
  • 弗吉尼亚半岛社区学院签订的合同记录

如果您不确定弗吉尼亚半岛社区学院是否有您想要的记录,请直接通过[插入联系信息:地址,电话,传真,电子邮件]联系[联系人]。

常用豁免

弗吉尼亚法典允许任何公共机构保留某些记录,不向公众披露。弗吉尼亚半岛社区学院通常保留以下豁免记录:

  • 人事记录(弗吉尼亚州法典第2.2-3705.1(1)条)
  • 受律师-客户保密协议约束的记录(§2.2-3705.1(2))或律师工作成果(§2.2-3705.1 (3))
  • 供应商专有信息(§2.2-3705.1 (6))
  • 在合同被授予之前,与合同谈判和授予有关的记录(§2.2-3705.1 (12))

关于使用豁免的政策

  • 弗吉尼亚半岛社区学院的一般政策是在适用的情况下援引人事记录豁免,以保护弗吉尼亚半岛社区学院员工和官员的隐私。
  • 弗吉尼亚半岛社区学院的一般政策是在合同谈判豁免适用时援引合同谈判豁免,以保护弗吉尼亚半岛社区学院的谈判地位和谈判策略。